אילו מערכות אתה חייב בעסק שלך?

יש כמה וכמה סוגי מערכות ממוחשבות, שעסק ממוצע צריך. אילו מהן, חיוניות באופן מיוחד?

שעון נוכחות מקוון

התועלת של שעון נוכחות ברורה – רישום מסודר של נוכחות העובדים, אשר מסייע לעסק וגם לעובדים, לדעת כמה בדיוק הם עבדו ומתי. בשונה משעון פיזי בעסק עצמו, ניתן כיום להשתמש גם בשירות שעושה זאת באינטרנט. היתרון בכך, הוא שניתן לדווח נוכחות מכל מקום, כולל מהדרכים. למשל במקרה של איש מכירות, שמסיים את יום העבודה אחרי פגישה עם לקוח, מחוץ לעסק. שעון נוכחות מקוון, רלבנטי גם למי שעובד מהבית.

הנהלת חשבונות

תוכנת הנהלת חשבונות, היא סוג תוכנה בסיסי וחשוב ביותר. מאחר שהנהלת חשבונות היא תחום מורכב ומבוסס נתונים וחישובים, תוכנה מסייעת לטפל בו באופן נקי ככל הניתן מטעויות. כמו כן, היא מספקת אוטומציה שחוסכת זמן. גם כאן ניתן להשתמש בגרסה אינטרנטית, שתאפשר לשלם על כך באופן חודשי (במקום לרכוש את התוכנה) ותפשט את התמיכה במערכת.

ERP

תוכנות Enterprise Resource Planning, מהוות מרכז פעילות ממוחשב, שדרכו העסק מנהל מגוון פעילויות חיוניות, דוגמת ניהול כספים, לוגיסטיקה או ניהול משאבי אנוש. ריכוז כל הפעילויות במערכת אחת, משפר את העקביות והתאימות בין הפעילויות ומקל על הצגת וניתוח תמונת על של מצב העסק.

CRM

מערכת Customer relationship management או ניהול קשרי לקוחות, עשויה להגיע כמערכת בפני עצמה, כחלק ממערכת ERP או כשירות באינטרנט. היא מרכזת את פעילות העסק בנושא ניהול האינטראקציות עם הלקוח לסוגיהן. מאחר שיחסי העסק עם לקוחותיו קריטיים להצלחתו, מהיבטים רבים, מובנת חשיבות מערכת איכותית מסוג זה. לדוגמא: היא תרכז את המידע החיוני על הלקוח במקום אחד, תאפשר להבין אותו (למשל – העדפות הלקוח השונות), תיקח חלק בפעילויות שיווק כלפיו ותסייע לנתח נתונים שרלבנטיים ל"שימור לקוחות".

מערכות דיוור

מערכות דיוור, הן עוד כלי עזר חשוב לאינטראקציה עם הלקוח, ספציפית מהיבט השימוש בדואר אלקטרוני. בנוסף, דיוור הוא כלי עזר שיווקי חשוב ביותר. נדגיש, כי למרות שהאימייל מוזכר מדי פעם לאורך השנים כ"מוחלף" כביכול על ידי רישות חברתי לסוגיו, מעמדו יציב מאוד. יש לו גם יתרונות שונים, שכאשר מנתחים אותם, מבינים מדוע תוכנות דיוור פופולאריות כל כך. לדוגמא: האימייל מהווה אמצעי קשר סטנדרטי שיש לרוב הלקוחות והוא גם א-סינכרוני – כלומר לא מחייב שהשולח והמקבל יתאמו ביניהם זמן לתקשורת.

לסיכום

מערכות אלה, כבר מספקות נקודת התחלה חזקה ביותר, לכל עסק.